مهاة المدير المشغول

مهارة المدير المشغول
في إدارة الوقت
كيف تدير وقتك داخل المكتب إذا كنت مشغولاً إلى درجة مفرطة :
- تخلص من مضيعات الوقت .
- أستعد لكل اجتماع تحضره واسأل عن الموضوع والهدف والوقت والحضور .
- أرفض أي عمل يتجاوز طاقتك .
- راقب سير المشاريع أولاً بأول حتى لا تفاجأ بالمشاكل .
- حدد وقتاً لكل مهمة .
- خطط اليوم للغد .
- خطط هذا الأسبوع للأسبوع القادم .
- حافظ على درجة عاليه من الالتزام الداخلي .
- لا تقبل أداء أعمال غيرك .
كيف تدير وقتك خارج المكتب :-
- استخدم محفزة " شعاع " الإدارية لتكوين جدول مواعيد دقيق .
- اتصل دائماً قبل أن تذهب لموعد .
- إذا تم إلغاء الموعد حدد موعداً آخر مباشرة ودون ذلك في مفكرتك .
- أقرأ كل ما يلزمك قراءته قبل الذهاب إلى موعد .
- حدد النقاط التي يجب مناقشتها .
- حدد النقاط التي تم الاتفاق عليها .
- حدد الأعمال التي نتجت عن اللقاء وحدد من سيتولى إنجازها ومتى .
إذا واجهت مواعيد تسليم مستحيلة :
- اطلب تأجيل التسليم إن أمكن .
- اطلب زيادة عدد أفراد فريق العمل .
- اطلب مواعيد تسليم مبدئية لبعض أجزاء المشروع .
- أعلن عن عدم قدرتك على التسليم في وقت مبكر حتى تنذر الجميع .
مراقبة الفرق
- وضح المهام
- اطلب تقارير
- وضح سياسة الاتصال بينك وبين أفراد الفريق .

المصدر : خلاصة " إدارة الوقت من الداخل للخارج
العدد : 191- الثالث والعشرون من سنة 2000،
كانون الأول (ديسمبر ) تأليف : جولي مورجنسترن