مهارة العدد

مهارة العدد

نظف مكتبك ..
أول مهارة على المدير إتقانها هو تنظيف وتنظيم المكتب . وهي المهارة الوحيدة التي تعتبرها سابقة على إدارة الوقت بل وأهم منها لأنك بتنظيم سطح مكتبك ستنظم ذاتك ووقتك وموظفيك .
مشكلات المكتب الفوضوي :
كل ورقة زائدة على سطح المكتب تشتت انتباهك خمس مرات كل يوم . المكتب المزدحم يعني ساعات عمل أطول وإنجاز أقل وتأخير للعمل وضياع للأوراق وفقدان للتركيز وعدم تفويض الأعمال وزيادة الضغوط ،كما أن للمكتب المزدحم بكل ما هب ودب عواقب صحية وخيمة .
خطوات تنظيف المكتب :
هاجم تلال الورق وأنجز كل الأعمال الهامة التي تتطلب اتخاذ قرار .
مرر كل الأوراق التي ستعطيها للأخريين فوراً .
أحفظ كل الأوراق التي تستحق الحفظ .
ارم من كل الأوراق التي لا تستحق الحفظ .
تخلص من المفكرات المكررة ونظم الأدوات المكتبية المبعثرة .
ابعد حافظة البريد الوارد والصادر من على مكتبك .
ضع كل المراجع وأدلة الإجراءات على الأرفف .
التطبيق :
هذه الفكرة البسيطة غيرت حياتي وأسلوب عملي . قرأتها في كتاب بنفس العنوان (نظف مكتبك) وحولتها إلى نظام تدريب عمل .
والفكرة لا تتطلب أكثر من تطوير نظام خاص بأن تتخيل أن مكتبك يتكون من ثلاثة مستويات :-
المستوى الأول – سطح المكتب حيث تكتب وتعمل وعليه لا بتقي شيئاً سوى المفكرة والقلم أو الكمبيوتر والمشروع أو الملف الذي تعمل عليه الأن .
المستوى الثاني – هو الملف الأسبوعي وهذا ملف أو رف أو درج يكون بعيداً عن المكتب فلا تستطيع الوصول إليه دون النهوض عن الكرسي وبذلك فلن نضع فيه كل ما هب ودب . في هذا المستوى ضع أعمال الأسبوع مرتبة حسب الأيام .
المستوى الثالث – هو الأرشيف أو نظام الحفظ وهذا يجب أن يكون خارج مكتبك لأنك ستحفظ فيه الملفات والأوراق التي تستحق حفظاً طويل المدى .
هل لاحظت شيئاً ؟
أدراج المكتب ؟ لا تضع شيئاً لتكون مديراً جديراً وسريعاً وفعالا ومنظماً ومفوضاً وحاسماً استخدم مكتباً بلا أدراج فإن كان كل موظفيك وكل مؤسستك تعاني من تراكم الأوراق على المكتب اتصل بـ((شعاع)) حيث ((نحول المعرفة إلى حلول))
المصدر : برنامج تدريبي لنسيم الصمادي بعنوان ((نظف مكتبك))
مهارة العدد
تشكيل فرق العمل ..
الفريق :
هو مجموعة من الموظفين في مشروع واحد .
لماذا نحتاج فريقاً ؟
وجود أكثر من مهارة بين أفراد الفريق يؤدي إلى قوة كبيرة في حل المشكلات .
مراحل تطوير الفريق :
• الاختيار : وهو أول مرحلة حيث يتم اختيار أعضاء الفريق .
• النقاش : وهنا يبدأ النقاش والمعارضة وتكوين أراء مختلفة عن كيفية العمل .
• التشكيل : حيث يميل بعض الأشخاص إلى العمل مع الأخرين بطريقة مفضلة للخروج بنتائج .
• الإنتاج : المرحلة الأخيرة في تكوين الفريق هي بدء العمل وتحقيق النتائج .
تعيين رئيس للفريق
يجب تعيين رئيس مسئول والمسؤولية هنا تشمل توزيع المهام والمتابعة وكتابة التقارير .
توضيح المهمة .
يجب توضيح ما يلي لكل فرد في الفريق :
- الهدف والنتائج المتوقعة من الفريق .
- المصادر المتاحة وحدود المسؤولية .
- آلية الاتصال لإرسال التقارير واستلام المهام .
- الوقت المتاح .
المتابعة
يجب أن تكون هناك متابعة للمجموعة وتصحيح أي خطا إن وجد قبل فوات الأوان .
التغذية الراجعة
يبدى كافة أفراد الفريق رأيهم في العملية والعمل ويحددون الأماكن التي تحتاج إلى تحسين ،وأيها يحتاج إعادة نظر ،وأيها كان مفقوداً تماماً ،ومثل هذه التغذية والإفادة الراجعة تفيد في تجنب الأخطاء المستقبلية المحتملة .
المصدر : ((خلاصة الإرشاد لبناء فرق العمل)) العدد: 61- الثالث عشر من سنة 1995م
تموز (يوليو) تأليف : ديبورا هاينجتون ماكين