صفات وخصائص موظف السكرتاريه

صفات وخصائص موظف السكرتارية
بقلم عبده الراعي
هناك مميزات وصفات و خصائص فنية وشخصية وإدارية يجب أن تتوفر في موظف السكرتارية ، فعند اختيار موظف سكرتارية لمؤسسة ما أو مكتب ما يراعى في ذلك امتلاك هذا الشخص لصفات تؤهله لمثل هذا العمل ، وسوف نتناول هنا بعض المواصفات الشخصية والفنية والإدارية للسكرتير أو موظف السكرتارية على النحو التالي :-
(أ‌) الصفات الشخصية :
نورد منها على سبيل المثال لا الحصر ما يلي :
1- المحافظة على أسرار العمل والعاملين .
2- مهارة التعامل مع الأخرين في كافة الظروف .
3- الحرص على المظهر العام لشخصيته .
4- الحرص على المظهر العام لمكتبه .
5- الطموح والسعي الدائم لتحقيق أهدافه من خلال التعلم المستمر .
6- الإخلاص والتفاني في العمل .
7- قوة الملاحظة وقوة الذاكرة .
8- اللباقة ، الحنكة ، وسرعة البديهة ، الصبر .
9- اللياقة الذهنية والبدنية .
10- أن يلم بطبائع الناس وميولهم وعاداتهم .
(ب‌) الصفات الفنية :-
1- المعرفة الكاملة بدقائق العمل ومجرياته .
2- تنظيم وإدارة وقت المدير والمحافظة عليه من مضيعات الوقت .
3- القدرة على إدارة الاتصالات الشفهية ( اتصالات هاتفية – محادثة – مقابلة ) بكفاءة ودقة .
4- القدرة على إدارة الاتصالات التحريرية ( مذكرات – تقارير – محاضر – اجتماعات ) بفعالية .
5- استخدام الآلات المكتبية الحديثة ( كمبيوتر – إنترنت – آلات تصوير – برامج كمبيوتر – فاكس – هاتف – جوال وأحدث الآلات في مجال العمل المكتبي )بكفاءة عالية .
6- القدرة على جمع البيانات والإحصائيات والمعلومات في الوقت المناسب .
7- الإعداد الجيد لاجتماعات العمل وحفلات الاستقبال .
8- الإلمام الكامل بالقوانين والنظم واللوائح التي تنظم عمل المؤسسة داخلياً وخارجياً .
9- الإلمام الكامل بكافة المعلومات الأساسية عن المؤسسة ( نشأتها – تطورها – معاملاتها – عملاؤها – منافسوها – مبيعاتها – الهيكل التنظيمي )
(ج) الصفات الإدارية :
قدرات لغوية وتعبيرية لمعاونته في تحرير المراسلات والتقارير ومحاضر الجلسات .
1. الإلمام بالقوانين ذات الصلة بنشاط المؤسسة .
2. الإلمام بأعمال البنوك وأسواق المال وطرق استثمار رؤوس الأموال .
3. الإلمام باللغات الأجنبية التي يحتاجها عند التعامل مع زوار المؤسسة من شخصيات أجنبية .
4. الإلمام بإدارة وتنظيم المكاتب وطرق الإدارة .
5. الإلمام بطرق اختيار الموظفين .
6. الإلمام بقواعد البرتوكول وآداب السلوك الضرورية لاستقبال الشخصيات الكبيرة في المؤسسة أو خارجها .
7. الإلمام بجميع القرارات واللوائح والتعليمات والإجراءات التي تنظم الإدارة التي يعمل بها وتربطها بغيرها من الإدارات داخل المؤسسة وخارجها .