السكرتارية وتقدير الذات
بقلم أ. عبده الراعي
أن من اللفتات الجميلة أن نتطرق إلى مفهوم هذه الوظيفة البسيطة والمهمة إلى الغاية من عملها وما يجب أن يتمتع به شاغل هذه الوظيفة من خصائص ومميزات ومن تقدير للذات والمتطلبات المهمة وتكاملها مع الغير وتوظيف الطاقات دون أن نجد في النفس فضاضه وما تمتلكه من تأثر وتأثير واستجابة وما تتحلى به هذه الوظيفة من قيم ومبادئ ذات أخلاق عالية .
كما يجب على شاغل هذه الوظيفة أن يظهر بالمظهر اللائق والبشاشة في الوجه وأن يمتلك الشجاعة الأدبية مع الذات قبل أن يمتلكها مع الغير وهذه الشخصية يجب ألا تكون شخصية مغرورة وأن تمتاز بالفراسة والتوسم والحدس وأن تكون شخصية جذابة تألف وتؤلف تؤثر في الناس بسلوكها وقيمها ومبادئها وشخصيتها الفذة والقدرة على محاورة الآخرين وإقناعهم وإيصال الأفكار إليهم بكل بساطة ومن أهم واجبات واختصاصات هذه الإدارة هي :-
1. تنظيم وعرض الموضوعات والقضايا والأعمال الواردة من الإدارات ومتابعة ما يصدر بشأنها من المدير العام .
2. التحضير لأعمال اللجان والاجتماعات التي يحضرها المدير العام وتنظم محاضر ووثائق هذه الاجتماعات .
3. تنظيم مواعيد وموضوعات المقابلات فيما يحقق انتظام حركة الدخول والخروج من وإلى مكتب المدير العام وإنجاز المعاملات بدون تأخير واستقبال الضيوف والزوار وتنظيم مواضع المقابلات مع المدير العام .
4. تنسيق زيارات المدير العام للجهات الأخرى .
5. حفظ الأختام الرسمية للإدارة العامة وتحمل المسؤولية المباشرة والكاملة عن حفظها واستعمالها وفقاً لما خصصت له من المعاملات والإجراءات .
6. متابعة وإعداد ورفع معلومية الإيرادات والإجراءات الفنية ( اليومية) الأسبوعية الشهرية بعد تبويبها وعرضها على المدير العام .
7. تنظيم أرشيف الإدارة وترتيب أرفاقها وحفظ كافة المستندات والوثائق والتقارير والنماذج والبريد الوارد ونسخ البريد الصادر وترتيب محتويات مكتب المدير العام .
8. قيد القرارات والأوامر الإدارية ومحاضر الاجتماعات بالسجلات المعدة لهذا الغرض .
9. مسك السجلات اللازمة لقيد ومتابعة المذكرات والمواضيع أو أي دفاتر أو سجلات تتطلبها مهام وأعمال الإدارة وفقاً للنماذج المعدة لهذا الغرض .
10. تنظيم مهام وإجراءات الطباعة واستخدام الكمبيوتر والتصوير والحفاظ على مكوناتها .
11. مسك سجلات الصادر والوارد لقيد جميع المذكرات الصادرة والواردة .
12. قيد البطاقات الضريبية الممنوحة للمكلفين في سجل إحصائي .
13. مسك سجل خاص لقيد الإخطارات (نموذج 3،5 ) بعد توقيعها من المدير العام وتسليمها للإدارات المختصة بالتوقيع .
14. المشاركة في إعداد خطة المكتب .
15. القيام بأي أعمال أخرى تكلف بها من قبل المدير العام .
الأحد أغسطس 30, 2009 12:55 pm